Cómo garantizar una transición fácil a un nuevo DMS

CÓMO GARANTIZAR UNA TRANSICIÓN FÁCIL A UN NUEVO DMS

02/09/2018

La elección de un nuevo sistema DMS es una de las decisiones más difíciles para un concesionario o un fabricante de automóviles. A diferencia de otras decisiones importantes, la elección de un nuevo DMS afectará a todas las áreas y empleados de la empresa. Una solución para facilitar la transición es a través de la formación de los empleados con formaciones en sala, On The Job Training y soporte posterior al Go Live.

Formación en Sala

La formación en sala antecede al "go live", es decir, justo antes del cambio oficial del sistema. La formación in situ se realiza en un sistema de demostración del DMS con sus propios datos, para que le sea familiar. Normalmente, hay un calendario de formación para todos los departamentos y, en el mejor de los escenarios, la formación es individual o en pares. Es importante que todos participen en las sesiones de formación. En la mayoría de los casos es difícil predecir la duración total de las formaciones en sala, porque el formador tiene que responder a preguntas, hacer ajustes de última hora, dar formación a otros departamentos, entre otros.

Sugerimos que no se enfoquen sólo en las funciones del software, sino también en los procesos. Los procesos muestran el flujo de las actividades diarias y las funciones acaban por aparecer naturalmente. Incentive a los miembros de su equipo a señalar los pasos que faltan y alertar al formador. Deben tomar nota y reanudarlos una vez que el flujo de trabajo del proceso se haya completado en el nuevo DMS. El nuevo sistema puede tener esta función en otras partes del proceso y puede que no hayan pasado por ella.

Aquí dejamos dos sugerencias para sacar el mejor provecho de las formaciones in situ:

  • Hagan preguntas; este es el momento ideal para ello.
  • ¡Práctica! Después de realizar cualquier acción en el sistema antiguo, pruebe en el nuevo sistema, sólo para garantizar que es posible concretarla.

On The Job Training y Soporte Después del Go Live

La fase post Go Live es sin duda la más estresante tanto para el usuario final y para el equipo de formación y soporte. El antiguo DMS ya no funciona y ya no se puede utilizar. Sin embargo, el formador todavía está en el lugar y puede ayudarle en las tareas diarias. A este tipo de formación se da el nombre de On The Job Training.

La parte más difícil es gestionar las expectativas de los usuarios, porque no conocen el nuevo sistema y sus funcionalidades.

Tal vez quisiera poner un aviso para sus clientes diciéndoles que han cambiado el sistema y que sean pacientes, pero la práctica lleva a la perfección, por eso aproveche el tiempo junto al formador para probar el nuevo sistema. Cuando terminen las formaciones, tendrá un equipo de soporte disponible para auxiliar y solucionar eventuales cuestiones que salgan en esta fase (soporte post Go Live).

Aprender a trabajar con un DMS no es tarea fácil. Sin embargo, si dedica tiempo a plantear dudas y probarlo va a ver que poco a poco pasará a ser menos intimidante.

RELACIONADO

¿De dónde viene la nueva rentabilidad?

Esta historia es un ejemplo de desarrollo o madurez del mercado, al menos, uno de los varios modelos

SABER MÁS

La "D" en GDPR: datos personales en el contexto de la venta de vehículos

Probablemente ya haya escuchado hablar sobre el nuevo Reglamento General de Protección de Datos (GDPR), el hito inminente será el 25 de mayo de 2018.

SABER MÁS

El Nuevo convenio marca la entrada al Nuevo Segmento vía el Modelo de la Nube

La entrada en el franquiciado y en el sector independiente del taller de automoción con fabricantes internacionales expande significativamente el mercado objetivo.

SABER MÁS
RECIENTE

Cómo aumentar los ingresos post-venta de su concesionario

Hoy en día, los ingresos post venta son cada vez más importantes para los concesionarios de automóviles.

SABER MÁS

Los 3 principales indicadores de desempeño clave para el departamento de pos-venta

Tres KPI operativos para ayudarle a comprender cuán robusto y eficiente es su departamento de postventa.

SABER MÁS

La "D" en GDPR: datos personales en el contexto de la venta de vehículos

Probablemente ya haya escuchado hablar sobre el nuevo Reglamento General de Protección de Datos (GDPR), el hito inminente será el 25 de mayo de 2018.

SABER MÁS